Programma delle
Lezioni
(Come organizzare
EVENTI PUBBLICI efficaci e di successo)
Prima Lezione: giovedì 17 gennaio 2019
Dalla scelta del tipo di evento alle procedure di autorizzazione
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Quali documenti servono
per l’autorizzazione allo svolgimento dell’evento?
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Gli adempimenti e le
autorizzazioni necessarie a seconda del tipo di evento
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Analisi delle
principali tipologie di eventi pubblici:
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Mostre,
convegni, incontri con autori
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Manifestazioni senza
pubblico spettacolo
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Somministrazione di
alimenti e bevande
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Tavole
rotonde, inaugurazioni ed attività che coinvolgono cittadini, commercianti e associazioni
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Fiere –
mostre mercato di rilevanza locale
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Licenza di
pubblico spettacolo
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Tombole,
pesche di beneficienza, lotterie
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Spettacoli
temporanei presso pubblici esercizi
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Quali sono le
responsabilità a carico dell’organizzatore?
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Quali sono le
differenze burocratiche tra intrattenimento e spettacolo?
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I rapporti con la SIAE:
come gestirli?
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Le polizze
assicurative: quali sono obbligatorie? Quali facoltative?
Slide di sintesi – Test di
autovalutazione
Seconda Lezione: giovedì 24 gennaio 2019
La fase di ideazione e progettazione dell’evento
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L’individuazione degli
obiettivi e del target
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La definizione della
tipologia di evento
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L’individuazione della
possibile sede/location
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L’individuazione dei
tempi
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La definizione degli
aspetti organizzativi
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La definizione del team
di lavoro: compiti e responsabilità
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Checklist degli
elementi da gestire: allestimento, strutture
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La definizione di
ospiti, relatori, guest star, influencer, blogger
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Esempio di checklist
pronta per l’uso per il controllo delle diverse fasi
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Checklist per il
monitoraggio dei risultati dell’evento
Slide di sintesi – Test di
autovalutazione
Terza Lezione: giovedì 31 gennaio 2019
La fase di pianificazione
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La pianificazione delle
risorse a disposizione
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L’analisi delle
necessarie competenze. Il rapporto con i fornitori e le altre figure professionali
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La pianificazione
temporale
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Il tipo di
location
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La pianificazione delle
risorse finanziarie:
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Come
costruire il budget (costi /ricavi)
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La raccolta
dei preventivi
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Il calcolo
dei costi per autorizzazioni e permessi
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Stima dei
costi totali e comparazione del budget disponibile
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Ricerca di
sponsor e previsione dei contributi
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Modello per la
costruzione del budget pronto per l’uso
Slide di sintesi – Test di
autovalutazione
Quarta Lezione: giovedì 7 febbraio 2019
La scelta della location
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Come scegliere una sede
adeguata al tipo di evento
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La raggiungibilità (la
disponibilità di parcheggi, mezzi pubblici)
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Sale per congressi,
locali
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Edifici pubblici
(musei, piazze)
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Location, messaggio,
immagine e obiettivi: come armonizzare questi elementi
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L’importanza del
sopralluogo
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La checklist per il
sopralluogo (analisi spazi, attrezzature, collegamenti, segnaletica)
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Reception: il primo
punto accoglienza dei partecipanti
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Somministrazione di
cibi e bevande: il catering
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Elementi da
considerare: intolleranze, stagionalità, allestimento
Slide di sintesi – Test di
autovalutazione
Quinta Lezione: giovedì 14 febbraio 2019
La pianificazione delle attività e piano di comunicazione
- La preparazione del piano marketing dedicato
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La pianificazione degli
strumenti di comunicazione e promozione
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La cura della veste
grafica e comunicativa
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Dal database dei
contatti all’invito
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L’invito in formato
digitale
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La tempistica da
rispettare
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Il ruolo di internet e
dei social media
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La creazione
dell’evento sui social
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Il ruolo dell’ufficio
stampa
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Come curare la
relazione con i media
Slide di sintesi – Test di
autovalutazione
Lunedì 18 febbraio 2019: ESAME FINALE (facoltativo e online)
Le prove finale verranno valutate dal relatore. I partecipanti con ESITO POSITIVO riceveranno il certificato attestante le competenze acquisite.
RELATRICE: Micol Bonacina
Events Manager e Graphic
Design. Libera professionista dal 2012 si occupa principalmente dell’organizzazione di eventi, elaborazione di grafiche e consulenza in ambito di piani di comunicazione.
